یک دفتر کار تمیز و مرتب، کمیت کار را افزایش می‌دهد. هر چند وقت یک بار زمانی را برای سروسامان دادن به دفتر خود اختصاص دهید. در غیر این صورت مجبور خواهید شد برای خلاص شدن از انبوه اوراق و وسایل اضافه روزها وقت بگذارید.

برای تمیز کردن کاغذها و پوشه‌های اضافه:

1- سطل یا سبد بزرگی را پیدا کنید و برگه‌های اضافی را که نیاز به بررسی دارند، به طور موقت داخل آن بریزید. 

2- در طول دفتر کار حرکت کنید و تمام ورق‌های بی‌استفاده را داخل سبد بریزید.

3- فایل و کمدها را نیز با دور ریختن برگه‌های اضافی خلوت کنید. این کار را در مورد میز تحریر و کشوها ادامه دهید.

4- روزنامه‌ها و مجلات قدیمی، آگهی‌ها و مطالب تاریخ گذشته را با یک بند به هم گره زده، برای بازیافت کنار بگذارید.

5- یادداشت‌ها، پیغام‌ها و سایر اطلاعات نوشته شده روی تکه‌های کاغذ را در یک دفترچه یادداشت وارد کنید.

6- پوشه‌ها و مدارک را در جای درست خود قرار دهید. روی آن‌ها درست برچسب بزنید.

تمیز کردن وسایل:

برای این مرحله می‌توانید از شرکت‌های خدماتی کمک بگیرید. در غیر این صورت:

7- از یک دستمال مرطوب آغشته به شوینده ملایم برای تمیز کردن کامپیوتر، پد ماوس، کیبورد، پرینتر، دستگاه کپی، اسکنر و روی میزها استفاده کنید.

برای تمیز کردن درزها و شکاف‌هایی مانند کلیدها و کیبورد که دسترسی به آن‌ها سخت است، از گوش پاک‌کن آغشته به الکل یا مواد شوینده ملایم استفاده کنید.

8- صندلی‌ها و پارتیشن‌ها را تمیز کنید. بیرون و داخل کابینت‌ها را با دستمال و مواد شوینده پاک کنید.

9- از ماده ضدعفونی‌کننده برای تمیز کردن گوشی تلفن، هدفون و ماوس استفاده کنید.

10- لکه‌های چای، قهوه و نوشابه را با دستمال و آب گرم برطرف کنید.

11- لکه‌های جوهر، مارکر یا شبرنگ روی سطوح سخت مانند میز را با ریختن چند قطره الکل سفید روی آن‌ها و بعد از چند دقیقه صبر کردن با یک دستمال نرم پاک کنید.

در آخر:

12- قاب‌عکس‌ها و کتابخانه را با دستمال مرطوب گردگیری کنید.

13- جاروبرقی بزنید و کف دفتر را با یک طی آغشته به وایتکس تمیز کنید.

14- وسایل بازیافتی (مانند کاغذ، شیشه، مقوا، قوطی‌های آلومینیومی، پلاستیک، مبلمان اداری بی‌استفاده) را به مراکز بازیافت داده و بقیه را دور بریزید.

نکته:

- بهتر است از یک تقویم رومیزی بزرگ استفاده کنید و پیغام و یادداشت‌های خود را به جای استفاده از یادداشت‌های پشت چسب‌دار، روی آن بنویسید.

- هنگام مرتب کردن فایل‌ها دقت کنید مطالب مهم را به اشتباه دور نیندازید.

- از به هم پیچیدن سیم وسایل برقی جلوگیری کنید.