اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا نزد مامورین رسمی دولت در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، سند رسمی است.
تنظیم سند در روابط اجتماعی، اقتصادی و خانوادگی افراد یکی از زمینه‌های بروز اختلاف و تشکیل پرونده در محاکم است. با وجود قوانین مناسب در این حوزه، بسیاری از افراد جامعه به دلیل اعتماد به فرد مقابل، از تنظیم سند رسمی چشم پوشی کرده و با مشکلات زیادی مواجه شده‌اند.
از نظر قانون، اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا نزد مامورین رسمی دولت در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، سند رسمی است و سایر اسناد، عادی محسوب می شود.
مزایا و آثار اسناد رسمی
یادآوری مزایا و آثار سند رسمی و ترویج فرهنگ تنظیم سند، ضمن جلوگیری از خسارات فردی و اجتماعی، از وقوع اختلافات مرتبط با آن و تشکیل پرونده‌های قضایی نیز خواهد کاست.
اصالت سند عادی را باید اثبات کرد. اثبات این اصالت با کسی است که به آن استناد می‌کند. طرف مقابل می تواند با اظهار این مطلب که چنین سندی را امضا نکرده، از خود سلب مسئولیت کند. سند رسمی چنین تلاشی را نیاز ندارد. ضمن اینکه، انکار نسبت به مندرجات سند رسمی راجع به اخذ وجه یا مال یا تعهد به تأدیه وجه یا تسلیم مال، مسموع نیست. این نکته نیز قابل ذکر است که امکان وقوع معاملات معارض در معاملات با سند رسمی به مراتب کمتر است.
همچنین نقل و انتقال حق کسب و پیشه از مستأجر سابق به مستأجر جدید فقط با سند رسمی معتبر خواهد بود.
اصول محکم کاری‌های یک معامله
قراردادی که تحت عنوان قولنامه در بنگاه‌های معاملاتی یا بیرون از آنجا تنظیم می‌شود، سندی عادی است و به همین دلیل طرفین (خریدار و فروشنده) باید نهایت دقت را در تنظیم آن داشته باشند تا بعدها دچار مشکل نشوند.
مال در وثیقه یا رهن و توقیف نباشد
خریدار باید مشخصات مالی که قصد خرید آن را دارد، با آنچه در سند قید شده است، مطابقت دهد و روشن شود که مال در وثیقه یا رهن و یا در توقیف نباشد. استعلام از ثبت اسناد و استفاده از کد رهگیری در اینجا کارساز است.
اگر مورد معامله ملک است، خریدار بررسی کند که توابع، منضمات، ملحقات و مشاعات ملک به طور روشن در سند توصیف شده باشد(آب، برق، گاز، تلفن، پارکینگ، انباری و غیره). فروشنده باید به طور کلی مشخصات ملک را در قولنامه تصریح کند، به خصوص زمانی که این مشخصات مربوط به عیب و نقص مورد معامله است. همچنین باید مطمئن شود که ملک مذکور در تصرف مستأجر نباشد و اگر چنین بود، لازم است ترتیب، مهلت و ضمانت اجرای بیرون رفتن مستأجر قید شود. نکته قابل تأمل دیگر توجه به این مسئله است که ملک مشکل ثبتی نداشته باشد.
احراز سمت فروشنده
اگر کسی که قولنامه را امضا می‌کند، خود مالک نیست، بلکه وکیل یا ولی یا قیم مالک است، خریدار باید دلایل احراز سمت آنها را بررسی کند و ببیند آیا وکیل در وکالت‌نامه خود حق فروش و گرفتن قیمت مال را دارد یا خیر؟ همچنین اگر امضاکننده ولی مالک است، خریدار باید مطمئن شود که درزمان امضای قولنامه توسط ولی، کودک بالغ نشده است.
در جایی نیز که امضاکننده قیم مالک است، باید روشن شود که آیا قیم به تنهایی حق فروش مال وی را دارد یا با دخالت مقام قضایی چنین حقی برای او در نظر گرفته شده است.
مشاهده گواهی انحصار وراثت و احراز هویت‌ها
اگر مورد معامله از طریق ارث به فروشنده رسیده است، خریدار باید گواهی انحصار وراثت را مشاهده کرده و فتوکپی برابر اصل آن را نیز از فروشنده بگیرد و تسویه حساب مالیات بر ارث را نیز ملاحظه کند.
همچنین خریدار باید مطمئن شود که فروشنده ممنوع‌المعامله نباشد که در این حالت فروشنده قادر به انتقال رسمی ملک به خریدار نخواهد بود.
اگر فروشنده خیلی مسن یا مریض احوال و حرکات غیرعادی دارد، خریدار باید این احتمال را بدهد که او محجور است وبرای اطمینان به اداره سرپرستی محجوران مراجعه ومطمئن شود که نام فروشنده درمیان اسامی محجوران نباشد.
خودداری از پرداخت کل قیمت معامله
خریدار تا زمانی که مورد معامله را دریافت نکرده یا اینکه مورد معامله با سند رسمی به وی منتقل نشده است، از پرداخت کل قیمت مورد معامله خودداری کند. فروشنده نیز باید مورد معامله را قبل از دریافت تمام قیمت به خریدار تحویل ندهد. حتماً در خصوص پرداخت مابقی قیمت از طرف خریدار، زمان تعیین و این نکته ذکر شود که در صورت عدم پرداخت در تاریخ مقرر، فروشنده می‌تواند فسخ معامله را اعلام کند و معامله را برهم بزند.
استفاده از چک تضمینی در پرداخت‌ها
بهترین تلاش خریدار اینست که تمام پرداختی‌ها را به وسیله چک تضمینی انجام دهد تا در صورتی که فروشنده منکر دریافت وجه شد، وسیله‌ای برای اثبات پرداخت خود داشته باشد.
اگر فروشنده قیمت معامله را از طریق چک دریافت می‌کند، توجه داشته باشد که در صورت برگشت خوردن چک، تنها می‌تواند وجه چک را مطالبه کند و معامله را نمی‌تواند برهم بزند؛ مگر اینکه چنین شرطی در قرارداد آمده باشد.
وجه التزام
وجه التزام در قرارداد به این معناست که هرگاه به علتی معامله قطعی انجام نشد، این مبلغ به عنوان جریمه از طرفی که عدم انجام معامله مستند به عمل اوست، اخذ شود و به طرف دیگر تعلق گیرد. در واقع وجه التزام، خسارت عدم انجام تعهد انتقال رسمی ملک یا مورد معامله است. کسی که وجه التزام را مطالبه می‌کند، باید خود تعهداتش را به طور کامل انجام داده باشد. به عنوان مثال، خریدار باید در دفترخانه حاضر شود و قیمت معامله را نیز به رویت دفتردار برساند و عدم اجرای تعهد طرف دیگر نیز احراز شود. بهتر است طرفین در قولنامه برای حضور در دفتر اسناد رسمی حتماً روز، ساعت و دفترخانه مشخصی را تعیین کنند و لازم است برای امتناع از حضور، وجه التزام سنگینی قرار داده شود.
بررسی توان مالی خریدار
لازم است از توان مالی خریدار برای پرداخت قیمت معامله اطمینان حاصل شود و شروطی در قولنامه آورده شود که درصورت عدم پرداخت قیمت یا ناتوانی از پرداخت، برای فروشنده حق برهم زدن معامله وجود داشته باشد.
درج امضای همه مالکان
اگر مالکان متعدد بوده و یکی از آنها عهده‌دار مذاکره با خریدار باشد، حتماً باید ذیل قولنامه را همه مالکان امضا کنند، مگر اینکه به یک نفر وکالت در فروش بدهند که در این صورت وکیل از طرف همه مالکان قولنامه را امضا می‌کند.
الزام به تنظیم سند
اگر خریدار یا فروشنده از حضور در دفترخانه اسناد رسمی و انتقال سند مالکیت مورد معامله خودداری کنند، طرف دیگر می‌تواند الزام به تنظیم سند رسمی انتقال را از دادگاه درخواست و پس از قطعیت حکم، درخواست صدور اجرائیه کند. با خودداری طرف معامله از حضور در دفترخانه، نماینده اجرای احکام، سند انتقال را امضا خواهد کرد.
الزامی بودن تنظیم سند رسمی برای پیش‌فروش ساختمان
پیش‌فروش ساختمان در کشور تا قبل از اجرایی شدن قانون مربوط، گرفتار بحران و مشکلات زیادی بود، به طوری که برخی شرکت‌ها و اشخاص یک ساختمان را به چند نفر پیش‌فروش می‌کردند. اکنون با اجرای قانون پیش‌فروش ساختمان، تنظیم سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی الزامی شده است. به‌موجب ماده ۲۳ این قانون، پیش‌فروش ساختمان بدون تنظیم سند رسمی موجب تعقیب کیفری خواهد بود.
