یکی از کارهایی که مدیران برعهده کارشناسان می‌گذارند تهیه پاورپوینت برای ارائه در جلسات است. این پاورپوینت‌ها بسیار مهم هستند زیرا مدیران دوست دارند ارائه‌هایی تاثیر گذار و اقناعی داشته باشند.
برای دانستن این که چگونه ابزارها را به کار بگیریم باید برای انتخاب هر یک از عناصر استدلال محکمی داشته باشیم. استدلال: «این عنصر را انتخاب کردم، چون قشنگ‌تر است» قبول نیست. با این روش بعد از مدتی برای مقصود مشخص بهترین عنصر هر ابزار را بدست می‌آوریم و برایش یک استدلال محکم هم خواهیم داشت.
مثلا شما خواهید دانست که از چه فونت، شماره و رنگ‌هایی برای حروف و زمینه استفاده کنید که حتی در شرایط نمایش با ویدئوپروجکشن و تاریک نبودن کامل اتاق نوشته‌ها دیده شوند.
این فرآیند در صفحه‌بندی نشریات هم اتفاق می‌افتد. کم کم شما پاورپوینتی طراحی می‌کنید که مخاطب از آن لذت می‌برد گر چه نمی‌داند چرا. در این مطلب و مطالب بعدی با چند استدلال درباره ویژگی های متن، حرکت و صدا در پاورپوینت آشنا می‌شویم. البته این استدلال‌ها می‌تواند بنا به هدف و نوع استفاده پاورپوینت متفاوت باشد.
ارائه باقی آنها را به تجربیات شما می‌سپاریم. همچنین فراموش نکنید سلیقه هم جزئی از کار ما است. پس اگر نکته ای در کار به مزاق مدیر سفارش دهنده خوش نیامد استدلال را بکار ببندید و اگر نکته صرفا مربوط به زیبایی بود با انجام درخواست سفارش دهنده رضایتش را بدست آورید.
چند استدلال درباره متن پاورپوینت:
حتما می‌دانید که متن پاورپوینت باید گویا و خلاصه باشد و در هر صفحه از دو تا سه و نهایتا شش سطر تجاوز نکند. استدلال ما در این مورد آن است که:
1. اگر متن پاورپوینت باید گویا و واضح باشد، پس فاصله سطرها و شماره فونت حروف باید به گونه‌ای باشد که در حالت نمایش برروی پرده ویدئو پروجکشن و یا تلویزیون از همه نقاط اتاق جلسه قابل خواندن باشد. به همین دلیل نمی‌توان از فونت‌های کوچکتر از 20 برای متن و 36 برای تیتر استفاده کرد. بهتر است به جای بولد کردن، از شماره‌های بیشتر برای بزرگتر شدن متن استفاده کنیم زیرا که بولد شدن در بیشتر مواقع از وضوح حروف می‌کاهد. فاصله سطرها نیز باید 1.25 یا بیشتر باشد. اما فاصله میان خطوط نباید به قدری باشد که ارتباط مطالب قطع شود. به مثالهای زیر توجه کنید:
الف) متن خوانا و گویا: با شماره فونت 40 برای تیتر و 28 برای متن و فاصله سطر 1.5
ب) متن ناخوانا: با شماره فونت 30 برای تیتر و 22 برای متن و فاصله سطر کمتر از 1.0
ج) متن گسسته: با فاصله سطر 3.0
2. نکتۀ دیگری که در این مثال‌ها مشاهده می‌کنید انتخاب متن مناسب است. همان‌طور که می‌بینیم آوردن توضیحات در پاورپوینت و در حالی‌که سخنران درباره آن صحبت می‌کند حشو است. ما از مخاطب انتظار داریم که با توجه به عناوین بحث در پاورپوینت جریان بحث را گم نکند و ذهنش با سازمان بحث آشنا شود و نه آن‌که به خواندن توضیحات مشغول شود. چه بسا خواندن این توضیحات پرسش‌هایی ایجاد کند که بیرون از بحث سخنران بوده و طرح آنها رشته کلام را از دست وی خارج کند. بطورکلی وظیفه پاورپوینت این است که در یک نگاه خوانده شود و مخاطب را به سخنرانی علاقه مند کند.
3. بدیهی است که برای خوانا بودن هر متنی شرط اصلی خط خوانا است. در متن‌های الکترونیکی امروز هم فونت تعیین کننده خوش خطی است. بنابراین انتخاب بهترین فونت تعیین کننده دیده شدن و خوانده شدن بهتر از سوی مخاطب است.
مثالهای زیر را ببینید و توجه داشته باشید که شماره فونت در هر سه ثابت است:
الف) متن غیر رسمی: فونت B Helal برای تیتر و B Homa برای زیر تیتر
ب) متن رسمی: فونت B Titr برای تیتر و B Mitra برای زیر تیتر
ج) متن ناخوانا: فونت B Arshia برای تیتر و B Elham برای زیر تیتر
4. رنگ هم از نکات تعیین کننده در دیده شدن و خوانده شدن متن است. انتخاب رنگ تا اندازه زیادی سلیقه‌ای است اما پیش از سلیقه باید توجه داشته باشیم که ترکیب رنگ‌های صفحه ما با مخاطب و موضوع بحث تناسب داشته و در بدترین شرایط نیز به دیده شدن متن کمک کند. دو شیوه اصلی یکی انتخاب زمینه روشن و متن تیره و دیگری زمینه تیره و متن روشن است. در شیوه اول حروف برجسته می‌شوند و در دومی‌عمق پیدا می‌کند. هردو این شیوه‌ها مناسب هستند به شرط آن‌که میزان کنتراست میان زمینه و نوشته رعایت شود و متن با رنگ مناسب کاملا از زمینه متمایز گردد.
ده نکته کلیدی برای پاورپوینت جذاب
1. یک برداشت کلی از موضوع پاورپوینت داشته باشید. موارد اصلی و موضوعاتی که بیشتر مورد بحث هستند را مشخص کنید. لیستی از این موضوعات بنویسید و بعد ببینید کدام ها برای فهم بهتر نیاز به فیلم و عکس دارند.
2. اسلاید ها را طراحی کنید و آن ها را به صورتی که می خواهید ارائه دهید مرتب کنید.
3. مقداری از مطالب بحث را در پاورپوینت بنویسید تا افرادی که متوجه نشدند بتوانند از روی متن، موضوع را دنبال کنند. طبقه بندی مناسب موضوعات باعث می شود افراد حاضر با شما همراهی داشته باشند. در ضمن، عکس ها و طرح هایی که در پاورپوینت می گذارید مناسب و مربوط به موضوع باشند.
4. بزرگ فکر کنید. منظور اینکه، عکس ها و طرح هایی که در اسلاید می گذارید بزرگ باشند. شاید کمی از کیفیت کم شود، اما برای افراد به راحتی قابل مشاهده است و در ذهن شان می ماند. اگر به اسلایدی نگاه کنید و بگویید "اوه، این یکم بزرگ شد"، بدانید که هنوز به اندازه ی کافی بزرگ نیست. اگر به اسلایدی نگاه کنید و بگویید "یا خدا! این گندبک دیگه چیه!" همین اندازه خوب است. بهتر است در یک اسلاید عکس، و در دیگری مطلب مربوط به آن را بنویسید.
5. مطمئن شوید که هر اسلاید فقط یک موضوع را شامل شود و عکس ها و سایر چیزهایی که می گذارید، منظور مطلب را برساند. هر اسلاید را می توانید خودتان بیشتر توضیح دهید.
6. تمام مطالب و عکس هایی که در هر اسلاید می گذارید باید به خوبی قابل مشاهده و خواندن باشند. در غیر این صورت افراد حاضر مشغول کندوکاو پاورپوینت می شوند و به صحبت های شما گوش نمی دهند.
7. فونتی ساده انتخاب کنید. زبان نوشتاری عامیانه و قابل فهم داشته باشید و برای تأکید روی کلمات یا مطالب از رنگ های روشن استفاده کنید.
8. از همان اول رنگ طرح و سبک اسلاید را انتخاب کنید و تا آخر به همان صورت ادامه دهید. همچنین سایز فونت، نوشته ها و موقعیت شان روی اسلاید را یکسان نگه دارید، این باعث درک بهتر مطلب می شود.
9. هر چه زودتر کار خود را شروع کنید تا در صورت نیاز، تغییراتی در پاورپوینت بدهید. تهیه ی عکس ها، خودش به اندازه ی کافی زمان بر است، چه برسد به غلط گیری در نقطه گذاری، دستور زبان و تلفظ.
10. کار اسلایدها که تمام شد، شروع به تمرین کنید. از کسی بخواهید که صدایتان را ضبط یا از شما فیلم بگیرد و خودتان را در کنفرانس واقعی تصور کنید. هرچیزی که غلط یا ناخوشایند به نظر می رسد را عوض کنید تا از نتیجه راضی شوید.
