یکی از دغدغه های انسان‌ها به ویژه مدیران و کارآفرینان زمان‌بندی و برنامه‌ریزی صحیح است. مدیری را در نظر بگیرید که به دلیل مشغله‌ی فراوان، قرارهای ملاقات و یا تلفن‌های کاری متعددی را در برنامه کاری خود دارد و همیشه اتفاقات غیر منتظره مثل یک قرار ملاقات ناگهانی یا یک جلسه اضطراری در کمین مدیران است. یک مدیر برای آنکه بتواند در سمت خود به موفقیت دست یابد باید برنامه‌ریزی دقیقی برای امور روزانه، هفتگی و حتی ماهانه خود داشته باشد تا خودش را در برابر بی‌برنامگی ها در امان بدارد.
در این مقاله با استفاده از ۶ تکنیک، روش برنامه ریزی صحیح را بررسی می‌نماییم تا بتوانیم امور زندگی و کاری خود را با دقت و برنامه‌ی صحیح به سمت موفقیت نیل دهیم.
۱- اهدافتان را واقعی و دست‌یافتنی انتخاب کنید و بر اهدافتان تمرکز کنید
اهداف شما مانند چراغی است که مسیر تاریک روبرویتان را روشن میکند تا در رسیدن به آنچه میخواهید موفق گردید. اطمینان حاصل کنید که اهدافتان دست یافتنی و دور از دسترس نیست. همیشه اهدافتان را در جلوی رویتان تصور کنید تا فراموششان نکنید و بر روی آنها تمرکز کنید.
۲- یک تقویم داشته باشید و از آن نگهداری کنید، همیشه!
مهم نیست یک تقویم قدیمی رومیزی داشته باشید یا یه یک سر‌رسید ساده یا یک اپلیکیشن تقویم که با همه‌ی دیوایس‌های شما همگام(sync) شده باشد، مهم این است که از تقویمتان مداوما استفاده کنید.
۳- اولویت‌های خود را در ابتدای روز مشخص کنید
در ابتدای هر روز کاری ۲۰ دقیقه را به اولویت بندی کارهای خود اختصاص دهید. این زمان را فقط برای خودتان و تنها خودتان قرار دهید؛ تلفن هایتان را روی منشی تلفنی دایورت کنید، میل‌باکس خود را ببندید و به طور کلی تمام مشغله ها و برنامه هایتان را فراموش کنید. مهمترین برنامه‌ی شما در حال حاضر اولویت بندی است. اگر فکر میکنید این ۲۰ دقیقه را نمیتوانید برای خود در ابتدای صبح فراهم کنید، هر روز یک قرار ملاقات ۲۰ دقیقه ای با خودتان در محل تقویمتان تنظیم کنید!
۴- اولویت هایتان را اولویت بندی کنید
کارهای با اولویت بالا را اول و کارهای با اولویت پایین تر را در انتها قرار دهید. شاید این کار کمی اضافی به نظر برسد. اما حقیقت آن است که انسان ها تمایل دارند کارهای راحت تر را در ابتدا انجام دهند و کارهای سخت را به بعدا موکول کنند. اما بعدا هیچ وقت وجود ندارد! بنابراین کارهایی که پر‌اهمیت‌ترو زمان‌بر‌تر هستند را ابتدا انجام دهید. فراموش نکنید که انرژی اول وقت خیلی بیشتر از سایر اوقات است.
۵- در پایان هر روز کارهای ناتمام خود را به پایان برسانید
در پایان وقت کاری خود ۲۰ دقیقه را برای پایان دادن به کارهای ناتمام جزئی مثل چک کردن ایمیل‌ها، گوش دادن به پیغام های صوتی و یا ارجاع دادن پرونده ها و نامه ها به دیگر همکارانتان، اختصاص دهید. کارهای ناتمام و جزئی که اغلب تعدادشان زیاد است بیشتر از کارهای بزرگ ذهن ما را درگیر میکند. این تکنیک کمک میکند تا ذهنمان را از دغدغه های کارهای جزئی پاک کنیم و به کارهای بزرگ بهتر و بیشتر بیاندیشیم.
۶- محیط کاریتان را مرتب کنید
مطمئنا در یک محیط نامرتب و کثیف نمیتوان به خوبی تمرکز کرد. نمود محیط کاری و حتی محتویات درون کیف شما در ذهن شما اشکار خواهد شد. اگر همه چیز مرتب و سر جایش باشد، ذهن شما هم مرتب تر و راحت تر درگیر مسائل میشود تا اینکه دغدغه ذهن شما یافتن یک خودکار در بین انبوهی از کاغذهای روی میزتان باشد! در پایان هر روز محیط کاری خود را مرتب کنید تا روز بعد را با یک حس توام با پاکیزگی و انرژی مثبت آغاز کنید.
چرا باید به برنامه ریزی بها دهیم؟ زیرا بسیاری از بحران ها، موارد اضطراری و مواردی که سخت قابل کنترل اند، همیشه وجود دارند و یک مدیر باید بتواند با برنامه ریزی صحیح از عهده ی کارهای قابل کنترل بربیاید تا زمان بیشتری را برای مواردی که سخت قابل کنترل اند صرف نماید. برنامه ریزی به دسته بندی صحیح دغدغه های ذهنی و مواجهه با آن ها کمک میکند.
