توانایی شما برای مدیریت زمان در نقش مدیر به اندازه هر کار دیگری، تعیین کننده موفقیت و شکست تان است. زمان، منبعی ضروری و غیرقابل جایگزین برای موفقیت است. این ارزشمندترین دارایی شماست. نمی توان آن را پس انداز کرد یا زمان از دست رفته را بازیافت کرد. هر کاری که باید انجام دهید، نیازمند زمان است و هر چه بهتر از زمان خود استفاده کنید، در نهایت موفق تر خواهید بود و پاداش های بزرگتری دریافت خواهید کرد.

مدیریت زمان برای برخورداری از حداکثر سلامتی و بهره وری شخصی، حیاتی است. میزان کنترلی که بر زمان و زندگی خود دارید، شاخصی مهم از میزان آرامش درونی، هماهنگی و سلامتی ذهنی شماست. احساس عدم توانایی در کنترل زمان، منبع اصلی استرس، نگرانی و افسردگی است. هر چه بهتر بتوانید رویدادهای مهم زندگی خود را سازماندهی و کنترل کنید. هر لحظه احساس بهتر و انرژی بیشتر خواهید داشت. بهتر می خوابید و کارهای بیشتری انجام می دهید.

این نکات از جدیدترین کتاب سال 2014 برایان تریسی با نام «کتابخانه مدیریت برایان تریسی - مدیریت زمان» گرفته شده است.

1- قاطعانه تمرکز کنید

تمرکز بر چیزی و فقط پرداختن به یک کار از الزامات مهم دستیابی به موفقیت های بزرگ است. تمرکز، یعنی وقتی کار روی مهمترین وظیفه تان را شروع کردید، تصمیم بگیرید که آن را با پشتکار و بدون انحراف و حواس پرتی انجام دهید. توانایی شما برای تمرکز قاطعانه، الزام شماره یک برای موفقیت است.

با هوشمندی، توانایی و خلاقیت می توانید به همه الزامات دیگر دست یابید اما اگر در یک زمان نتوانید بر روی یک کار خاص تمرکز کنید، نمی توانید موفق شوید. باید کارهای مهم را اول انجام دهید، در هر زمان یک کار انجام دهید و کارهای نه چندان مهم را کنار بگذارید. اگر نتوانید خود را مجبور به تمرکز کردن کنید، همیشه مشغول کار بر وظایف کم اولویت خواهید بود.

همیشه زمان لازم را برای اولویت های مهم تان در نظر بگیرید. زمان لازم برای انجام آن کار را تجسم کنید و سپس 30 درصد آن زمان را به عنوان حاشیه اطمینان به زمان اصلی بیفزایید تا مزاحمت ها، فوریت ها و مسئولیت های غیرمنتظره را نیز لحاظ کرده باشید.

با این حاشیه اطمینان 30 درصدی، به احتمال زیاد به تخمین درست زمان لازم برای انجام کار، نزدیک می شوید. این یکی از رازهای دستیابی به سطوح بالای بهره وری در کار است. «اِرل نایتینگِل»، یکی از سخنرانان موفقیت، می گوید: «هر موفقیت بزرگ در زندگی با تمرکز طولانی و پایدار حاصل می شود.»

2- تک کاری را تمرین کنید

تک کاری، یکی از مهمترین تکنیک های مدیریت زمان و اصول مدیریت زندگی است. وقتی کاری را شروع می کنید، تا اتمام 100 درصد آن، به کار ادامه می دهید. تک کاری، مستلزم آن است که کاری را بارها و بارها شروع نکنید، یا آن را کنار نگذارید تا سراغ کار دیگری بروید و بعد دوباره به کار اول برگردید. با تک کاری، خود را موظف می دانید کاری را که شروع کرده اید، کامل کنید و بعد سراغ کار دیگری بروید.

تک کاری را در مکاتبات خود به کار گیرید. موارد بی اهمیت را فورا جدا کرده و فقط یک بار به اسناد مهم رسیدگی کنید؛ یعنی بلافاصله آنها را پر کنید و یا به آنها پاسخ دهید. اصل تک کاری که از سوی «آلن لِیکِن» کارشناس مدیریت زمان، مطرح شد، حاصل مطالعات فراوان در حوزه زمان و حرکت است که نتیجه کار افرادی را که مصمم تمرکز می کنند، با نتیجه کار افرادی مقایسه می کند که تا زمان اتمام کار بارها و بارها سراغ آن می روند، آن را رها می کنند و دوباره به آن کار بازمی گردند.

این مطالعات نشان داد هر بار که کاری را رها می کنید و سراغ کار دیگری می روید، حرکت و آهنگ آن کار را از دست می دهید و مسیر انجام کار را گم می کنید و وقتی دوباره سراغ آن می روید، چاره ای ندارید جز اینکه کاری را که قبلا انجام داده اید، مرور کنید و ببینید که هنگام ترک کار در چه مرحله ای بوده اید و سپس دوباره شروع کنید. 

این فرایند در مقایسه با زمانی که کار را شروع می کنید و به پایان می برید، تا 5 برابر زمان لازم را برای انجام آن کار بیشتر می کند. به بیان ساده، تک کاری می تواند زمان لازم را برای انجام کارهای مهم تا 80 درصد کاهش داده و کیفیت کار نهایی را به شدت افزایش دهد.

کلید دیگر تمرکز قاطعانه اجتناب از «جذابیت حواس پرتی» است. به جای اینکه به همه ایمیل ها و تلفن های خود پاسخ دهید. «آنها را رها کنید!» درِ اتاق را ببندید، همه وسایل را خاموش کنید و همه چیز را کنار بگذارید تا بتوانید بر روی وظیفه ای کار کنید که در این مرحله، بیشترین تمایز را در شرکت و کارتان ایجاد می کند. وقتی این کار را به عادت خود تبدیل کردید، بهره وری و عملکرد و نیز خروجی تان تقریبا یک شبه دو یا سه برابر خواهد شد.

3- وقفه ها را کنترل کنید

وقفه های غیرمنتظره و بدون هماهنگی، از مهمترین تلف کننده های وقت در کسب و کار و صنعت هستند. این وقفه ها می تواند به شکل زنگ دریافت ایمیل، زنگ تلفن، زنگ دریافت پیامک یا افرادی باشد که به اتاقتان می آیند تا با شما صحبت کنند.

به نظر می رسد که اشخاص، بزرگترین تلف کنندگان وقت در دنیای کار هستند. پنجاه درصد زمان کار به گفتگوهای بیهوده با همکاران می گذرد. بسیاری افراد صبح ها سر کار می آیند و شروع به گپ زدن با همکاران می کنند و تا 2 تا 3 ساعت بعد به این کار ادامه می دهند.

در بسیاری از محیط های کاری، افراد تا ساعت 11 صبح کار جدی را آغاز نمی کنند و فورا پس از آن وقت ناهار است. پس از ناهار برمی گردند و کمی دیگر با همکارانشان گپ می زنند و تا ساعت 1:30 یا 2 بعدازظهر بر سر کارشان باز نمی گردند.

همه زمان کاری خود را کار کنید

قانون این است که «همه زمان کاری خود را به کار اختصاص دهید». وقتی به محل کارتان می روید، فورا کار را شروع کنید. با دیگران گپ نزنید، روزنامه نخوانید یا در اینترنت نچرخید. از آنجایی که عصر دیروز برای امروز برنامه ریزی کرده اید، فورا مهمترین کارتان را شروع کنید و به آن ادامه دهید، همه بخش ها را یک به یک انجام دهید تا مهمترین کارتان را تمام کنید.

وقفه ها را به حداقل برسانید

وقتی کسی به شما زنگ می زند، فورا سر اصل مطلب بروید. چیزی شبیه این بگویید: «سلام. خوشحالم که صدای شما را می شنوم، چه کمکی از دست من ساخته است؟» فورا به اصل مطلب بپردازید و وقت تلف نکنید. قبل از تماس، به سرعت فهرستی از نکاتی که می خواهید در این تماس مطرح کنید را یادداشت کنید. وقتی زنگ زدید، بگویید «می دانم چقدر کار داری اما سه مورد هست که باید با شما در میان بگذارم. آن وقت می گذارم سر کارت برگردی.»

این رویکرد، مودبانه و حرفه ای است. اغلب افراد پرمشغله از اینکه فورا به اصل موضوع می پردازد و تلفن را قطع می کنید، سپاسگزار خواهند بود. وقتی کسی برای گفتگو به دفترتان می آید، می توانید بگویید «خیلی دوست دارم که همین الان با شما صحبت کنم اما باید سر کارم برگردم. باید این کار را تا عصر تمام کنم.»

وقتی این کلمات جادویی را بر زبان می آورید که «باید سر کارم برگردم»، آن شخص بارش را می بندد و می رود.

فورا برخیزید

برای به حداقل رساندن هزینه زمانی وقفه های غیرمنتظره، وقتی کسی به اتاقتان می آید، برخیزید، نزد او بروید و چیزی شبیه این بگویید «همین الان داشتم بیرون می رفتم، چه کاری می توانم برای شما انجام دهم؟» سپس با او از اتاق بیرون بیایید و به راهرو بروید، با او صحبت کنید و به حرف هایش گوش دهید. وقتی حرفش تمام شد، بگذارید ایشان سر کارش برگردد و شما هم به اتاق و کارتان برگردید.

«پیتر دراکر» در کتاب خود با عنوان «مدیر موثر» اشاره می کند که نه تنها افراد وقت شما را تلف می کنند، بلکه شما هم وقت دیگران را تلف می کنید. او پیشنهاد می کند که این شجاعت را داشته باشید و نزد دیگران بروید و بپرسید «من چه کاری انجام می دهم که باعث اتلاف وقت شماست؟»  وقتی از آنها می خواهید که در پاسخ به این سوال کاملا با شما صادق باشند، از ایده هایی که برای کمک به افزایش کارایی و اثربخشی آنها و خودتان می شنوید، شگفت زده خواهید شد.

4- تلفن را مدیریت کنید

تلفن می تواند خدمتکاری فوق العاده یا اربابی وحشتناک باشد؛ مخصوصا اگر فکر کنید که مجبورید به هر تماسی پاسخ دهید. برای کسب حداکثر بهره وری، باید تلفن را سر جایش بگذارید تا در نهایت برده هر کسی نباشید که شماره تان را می گیرد. 

بهترین راه کنترل تماس های تلفنی این است که منشی شما آنها را بررسی کند؛ در غیر اینصورت، تلفن را در حالت ساکت قرار دهید و تماس ها را به صندوق پیغام صوتی هدایت کنید. تماس ها و پیام های کمی وجود دارند که نمی توانند تا زمان مناسب برای پاسخگویی صبر کنند.

یکی از دلایلی که ما را برده جذابیت حواس پرتی می کند، کنجکاوی است. نمی توانیم جلوی این کنجکاوی را بگیریم که چه کسی برایمان پیام فرستاده است یا اینکه چه کسی پشت خط است. تنها راه مقاومت در برابر وسوسه حواس پرتی این است که تلفن را خاموش کنید تا حتی صدای زنگش را هم نشنوید.

هر گاه با کارمندان و زیردستان یا با رئیس و مشتریان جلسه دارید، تماس های دریافتی را در حالت انتظار قرار دهید. موبایلتان را خاموش کنید. اجازه هیچ نوع مزاحمتی را ندهید. به ندرت مسئله مهمی وجود دارد که امکان انتظار وجود نداشته باشد.

10 دقیقه گفتگوی بدون مزاحمت، بسیار مفیدتر از 30 یا 40 دقیقه گفتگو با صدای زنگ تلفن و پاسخگویی به آنها در این میان است. بعدا می توانید با یکایک آن افراد تماس بگیرید.

5- ایمیل را در خدمت خود بگیرید

روش شما در پرداختن به ایمیل ها اثر بزرگی بر کارتان دارد. بعضی افراد برده ایمیل هایشان هستند. زنگ دریافت ایمیل شان روشن است و هر بار که ایمیلی دریافت می کنند، هر کاری را رها می کنند تا آن را بخوانند. در واقع، «کارشان را عوض می کنند» و دوباره به کار اول شان برمی گردند و بلافاصله شفافیت و بازده مهمترین کارهایشان را از دست می دهند.

دیگران می توانند صبر کنند

بعضی از بهره ورترین افرادی که می شناسم، پاسخ خودکاری برای ایمیل هایشان تنظیم کرده اند. متن آن چیزی شبیه این است: «من به خاطر مشغله زیاد فقط روزی دو بار به ایمیل هایم پاسخ می دهم. اگر ایمیلی برای من فرستاده اید. سعی می کنم هر چه زودتر به شما پاسخ دهم. اگر کارتان فوری است، با فلان شماره تماس بگیرید و با فلان شخص صحبت کنید.»

روزنامه نگار پرمشغله ای داستانی از سفر دو هفته ای خود به اروپا تعریف کرد. در همه آن مدت، به ایمیلش دسترسی نداشت. وقتی به کشورش بازگشت، بیش از 700 ایمیلی در انتظارش بود، می دانست که پاسخگویی به آنها ساعات متمادی و چندین روز طول خواهد کشید؛ پس نفس عمیقی کشید و دکمه «پاک کردن همه» را فشار داد.

نگرشش ساده بود. او گفت «من از اینکه برده کسانی باشم که برایم ایمیل می فرستند و انتظار پاسخ فوری دارند، اجتناب می کنم؛ در عوض، اگر یکی از این ایمیل ها مهم باشد، هر کسی آن را فرستاده، دوباره خواهد فرستاد.»

او حق داشت؛ زیرا 90 درصد ایمیل هایی که پاک کرده بود، هرگز دوباره ارسال نشدند؛ برعکس ایمیل های مهم پاک شده، ظرف چند روز دوباره ارسال شدند. تصمیم بگیرید که اجازه ندهید تا ایمیل، کنترل زندگی تان را در دست بگیرید؛ در عوض خود را موظف کنید تا از ایمیل به عنوان ابزار کسب و کار استفاده کنید.

پاسخ های سریع و مستقیم بدهید. ایمیل ها را روزی 2 بار یا کمتر چک کنید؛ حتی بهتر است در تعطیلات آخر هفته ایمیل را خاموش کنید و زمان بیشتری را با خانواده و دوستان بگذرانید یا به کارهای شخصی بپردازید.
خبر خوب اینکه احتمالا هرگز یک پیغام مهم را از دست نمی دهید. موارد کمی به خصوص در کسب و کار وجود دارند که نتوانند تا یکی دو روز بعد صبر کنند.