اگر به تازگی به عنوان مدیر یا رئیس مجموعه‌ای انتخاب شده‌اید یا می‌خواهید خودتان کارآفرین باشید، بهتر است در اولین قدم‌های ورود به این مسیر تازه، راه و رسم ارتباط با کارمندان را بهتر بشناسید.

رئیس بودن به‌این معنی نیست که اتاق و میز شخصی داشته باشید، مستبدانه تصمیم بگیرید و در رفتارتان با کارمندان خشک و جدی باشید. در دنیای امروز اگر می‌خواهید شرکت یا مجموعه موفقی داشته باشید و راندمان کاری‌تان افزایش یابد باید با کارمندان به شیوه مناسبی برخورد کنید تا انگیزه آنها را بالا ببرید و اهداف‌تان را با موفقیت بیشتری دنبال کنید.

شرایط کاری مناسبی ایجاد کنید

بیشتر کارمندان تقریبا یک‌سوم از روز را در محل کارشان سپری می‌کنند و به طور متوسط 7 یا 8 ساعت کاری دارند از این روز لازم است که محیط خوبی برای کار کردن آنها فراهم باشد.

اگر جزو کارفرمایانی هستید که می‌خواهید راندمان کاری شرکت یا اداره را افزایش دهید در اولین مرحله سعی کنید محیطی آرام، راحت و دوستانه برای کارمندان فراهم کنید.  البته شرایط فیزیکی محیط کاری هم اهمیت دارد. چیدمان میز و صندلی‌ها، نورکافی محل کار، تهویه مناسب و... هم در افزایش کارآیی کارمندان تاثیرگذار است.

-  کارمندان را در یک فضای فشرده کنار هم قرار ندهید. بهتر است کارمندان این احساس را داشته باشند که برای راه رفتن و حتی نفس کشیدن فضای کافی در اختیار دارند. قرار نیست آنها را مانند ماهی ساردین کنار هم داخل یک فضای محدود بچینید. هرقدر كارمندان احساس راحتی و آزادی بیشتری داشته باشند با خوشحالی بیشتری کار می‌کنند.

-  به درجه حرارت اتاق توجه داشته باشید. دمای اتاق نباید بیش از حد گرم یا سرد باشد. وقتی در فصول مختلف کارمندان احساس کنند بیش از حد گرم‌شان شده یا سردشان است، نمی‌توانند روی کار به خوبی متمرکز شوند.

-  میزان نور محیط را در نظر بگیرید. بهتر است اتاق‌ها در طول روز نور طبیعی داشته باشند اما اگر شرایط به گونه‌ای است که امکان دریافت پرتوهای طبیعی خورشید وجود ندارد، توصیه  می‌شود از ترکیب نور زرد و سفید برای تامین روشنایی کمک بگیرید.

-  اگر محیط کاری شما چندان رسمی نیست، می‌توانید در کنار میز و صندلی‌ها چند کاناپه راحتی هم قرار دهید تا در ساعت‌های استراحت و مطالعه، کارمندان فضای راحتی در اختیار داشته باشند.

از دیوارکمک بگیرید!

اگر میزهای محیط کار به گونه‌ای است که کارمندان مجبورند چند ساعت از روز را روبه‌روی دیوار بنشینند، این شرایط فرصت مناسبی است تا از این امکان برای افزایش انرژی و انگیزه کارکنان بهره‌مند شوید پس این نکات را در نظر داشته باشید:

-  یک تابلوی اعلانات را روی یکی از دیوارها نصب کنید و از کارمندان بخواهید عکس‌های جالب، کارت تولد، نوشته شخصی یا سایر علایق‌شان را در معرض دید همکاران هم قرار دهند. فضای راحت و صمیمی‌تری برای همکاران ایجاد می‌شود.

-  موفقیت‌های شرکت یا اداره را که با توجه به تلاش یا اضافه‌کاری کارمندان به‌دست آمده، روی تابلوی دیوار قرار دهید تا انگیزه کارمندان بیشتر شود و بدانند نتیجه زحمات‌شان ثمربخش بوده است.

-  دیوارها را خالی نگذارید و برای زیباتر شدن فضا از تابلو و عکس‌های مختلف کمک بگیرید که با حال و هوای شرکت یا محیط کاری شما هماهنگ باشد. اگر می‌خواهید انرژی بیشتری را به کارمندان انتقال دهید تا محیط کار پویاتر شود، تابلوهایی نصب کنید که رنگ‌های گرم مانند قرمز و نارنجی دارند. اگر می‌خواهید فضا آرام و کم‌تنش باشد از رنگ‌های سردی چون آبی و سبز استفاده کنید.

پاداش را  از یاد نبرید

اگر می‌بینید که عملکرد کارکنان سبب بهبود وضعیت شرکت شده برای آنها پاداشی در نظر بگیرید. به‌طور مثال می‌توانید تک‌تک کارمندان را به اتاق‌تان دعوت کرده و از آنها تشکر کنید یا از طریق ای‌میل یا پیامک، قدردانی خود را نشان دهید.

-در صورتی‌که یکی از کارکنان ایده جالبی برای بهبود وضعیت کاری ارائه داده یا عملکرد او سبب بهبود وضعیت کاری شده، برای او پاداش جداگانه‌ای در نظر بگیرید.

- به یاد داشته باشید تلاش‌های هر کدام از اشخاص ارزشمند است و توصیه می‌شود به کوشش‌های کوچک افراد هم توجه داشته باشید و فقط روی چند کارمند ویژه متمرکز نشوید. اگر رفتار شما عادلانه باشد این احساس در افراد ایجاد نمی‌شود که شما به چند نفر بیشتر توجه می‌کنید یا تبعیض قائل می‌شوید.

فضای رقابتی ایجاد کنید

یک پیشنهاد دیگر برای بالا بردن انگیزه کارمندان ایجاد فضای رقابتی سالم است. زمانی را تعیین کنید تا در پایان برنامه شما معلوم شود که چه کسی کارهایش را سریع‌تر به پایان رسانده است. به برنده پاداش دهید.

-  لازم نیست که همیشه پاداش این مسابقه جایزه بزرگی باشد. بهتر است پاداش‌های کوچکی در نظر بگیرید. بلیت سینما یا کنسرت، کارت هدیه، گواهینامه‌های تشویقی، هدایای فرهنگی و ... از جمله هدایای کوچکی هستند که نتایج بزرگی به همراه دارند.

-  گاهی اوقات پاداش می‌تواند به‌صورت یک روز مرخصی یا چند ساعت دیرتر آمدن به محل کار باشد. به هر حال این موارد هم هدایایی هستند که بعضی از کارمندان از شنیدن‌شان غافلگیر می‌شوند.

کارمندان را به صورت گروه ببینید

به کارمندان نشان دهید که همه آنها را در قالب یک تیم می‌بینید و به کار گروهی اعتقاد دارید و از این شیوه کار کردن آنها قدردانی می‌کنید.

- هنگام صحبت درباره اهداف تازه با تمام کارمندان جلسه گروهی تشکیل دهید. وقتی برای صحبت با کارمندان وقت می‌گذارید و نظرات‌شان را می‌پرسید، احساس ارزشمند بودن را در وجودشان بیدار می‌کنید.

-  ای‌میل‌های هفتگی بفرستید و از این راه برنامه‌های گروه را به همه افراد منتقل کنید. 

-  اگر فکر می‌کنید که هنوز تا رسیدن به نقطه ایده‌آل فاصله زیادی دارید، بهتر است این موضوع را صادقانه با کارمندان در میان بگذارید. ابتدا از زحمات‌شان تشکر و سپس انتقادات یا انتظارات‌تان را بیان کنید.

معجزه غذا را فراموش نکنید

می‌توانید از غذاهای خوشمزه به عنوان عاملی برای خوشحال کردن کارمندان استفاده کنید. وقتی افراد بدانند فردا صبحانه یا ناهار لذیذی در انتظارشان است با اشتیاق بیشتری سر کار حاضر می‌شوند.

-  از مسئول بخش خدمات بخواهید همواره قهوه و چای آماده را در دسترس کارکنان قرار دهد. در این صورت لازم نیست که کارمندان به بهانه نوشیدن چای یا قهوه از محیط کار خارج شوند.

-  حداقل یک روز در هفته صبحانه‌ای از کیک یا پیراشکی‌های خوشمزه تهیه و کارمندان را دعوت کنید که با شما همراه شوند حتی می‌توانید یک‌بار در ماه برای همه پیتزا سفارش دهید. پاپ کورن، ذرت مکزیکی یا سیب‌زمینی سرخ کرده هم میان‌وعده‌های محبوبی هستند که بیشتر افراد را خوشحال می‌کنند.

-  هر چند ماه یک‌بار یا به مناسبتی از هر کدام از کارمندان بخواهید که غذایی به همراه بیاورند. بعد همه خوراکی‌ها را روی میز چیده و مهمانی کوچکی ترتیب دهید.

-  روز تولد هر کدام از کارمندان را یادداشت کنید و در این روز کیک بخرید و جشن تولدی در محیط کار برگزار کنید.

-  بهتر است هنگام خرید خوراکی‌ها به سلامت مواد غذایی هم توجه داشته باشید. اگر مدام کارمندان را به مصرف مواد غذایی یا میان‌وعده‌های چرب و پرکالری تشویق کنید، بعد از مدتی با گروهی از کارمندان چاق روبه‌رو می‌شوید که شاید لازم باشد برای کم کردن وزن‌شان به دنبال یک راه چاره اساسی باشند.

شخصیت کارمندان را بهتر بشناسید

شاید به عنوان یک مدیر یا رئیس آنقدر گرفتاری داشته باشید که فرصتی برای شناخت همه کارمندان برای‌تان ایجاد نشود. با این وجود اگر می‌خواهید ارتباط خوب و مناسبی با کارمندان‌تان برقرار کنید، توصیه می‌شود که برای آشنایی بیشتر با آنها وقت بگذارید.
 

-  زمان نوشیدن چای یا قهوه کنار کارمندان باشید و با آنها هم‌صحبت شوید. در این فرصت درباره موضوعات کاری حرف نزنید و از موقعیت ایجاد شده برای شناخت بیشتر روحیات، علاقه‌مندی‌ها و شخصیت کارمندان بهره‌مند شوید.

- درباره خانواده کارمندان اطلاعاتی کسب کنید. آنها هم عضوی از خانواده کاری شما هستند و ممکن است همسر یا فرزندانی داشته باشند. می‌توانید درباره خانواده آنها سؤالاتی بپرسید و خودتان را نسبت به شناخت بیشتر، علاقه‌مند نشان دهید. صحبت‌های‌شان را بشنوید و خودتان را جدا از این افراد ندانید.

- نسبت به علایق کارمندان مشتاق باشید. اگر می‌بینید یکی از کارمندان‌تان با شما سلیقه مشترکی دارد یا هر دو از یک سریال تلویزیونی خوش‌تان می‌آید، می‌توانید از این موضوع برای شروع صحبت و برقراری ارتباط استفاده کنید.

- به یاد داشته باشید در برقراری ارتباط دوستانه باید حد و حدودی را رعایت کنید. لازم است برای داشتن روابط بهتر با همکاران، آنها را بهتر بشناسید اما این موضوع بدین معنا نیست که تمام مسائل خصوصی را با آنها در میان بگذارید بنابراین از علایق و صحبت‌های معمول فراتر نروید و در راستای صمیمی شدن، زندگی شخصی‌تان را برملا نسازید.