برای همه‌ی ما این اتفاق افتاده است که با حجم زیادی از کارها رو‌به‌رو شده‌ایم و هیچ ایده‌ای برای انجام آنها نداشته‌ایم.

افرادی که سازمان‌های بزرگ را اداره می‌کنند تقریباً هر روز با این وضعیت مواجه می‌شوند. بسیاری از آنها از تکنیک‌های مختلفی برای افزایش کارآیی و کاهش فشار کاری خود استفاده می‌کنند.

در این مطلب یازده مورد از این روش‌ها را به همراه شما همراهان بررسی می‌کنیم:

1. ریچارد برانسون، مدیر گروه ویرجین: "مراقب چشمان خود باشید."

یکی از کارهایی که باعث شد که بهره‌وری بیشتری داشته باشم مراقبت از چشمانم و توجه ویژه به عینکم بود.

برخی از مردم بینایی کاملاً سالمی دارند و برخی دیگر که در این زمینه با مشکلاتی مواجه هستند، به طرق مختلف این مشکل را حل می‌کنند. مراقبت از چشمان و توجه به سلامت آنها بهره‌وری شما را افزایش می‌دهد. از آنجایی که ما زمان زیادی را به صفحات لپ‌تاپ، تبلت و یا موبایل خود خیره می‌شویم، اگر از چشمان خود مراقبت نکنیم، خلاقیت و بهره‌وری خود را از دست خواهیم داد. باید در فواصل زمانی مشخص از صفحه‌ی نمایش فاصله بگیرید و به چشمان و البته ذهن خود استراحت دهید.

2. نیل بلومنتال، مدیر اجرایی واربی‌پارکر: "تشکیل ماهرانه‌ی گروه‌های کاری مهم‌ترین نکته در بهره‌وری است."

بهره‌وری همواره در ارتباط با کاری که انجام می‌دهیم، تعریف نمی‌شود بلکه منظور به حداکثر رساندن تأثیرگذاری خود است. می‌توان گفت مهم‌ترین نکته در بهره‌وری، افزایش کارآیی و کیفیت تیم‌های کاری است که تشکیل می‌دهید. باید نهایت دقت را در گروه‌های کاری که تشکیل می‌دهید داشته باشید تا این گروه‌ها بیشترین کارآیی را داشته باشند.

3. بت کامستاک، مدیر بازاریابی و نوآوری جنرال‌الکتریک: "برای مدیریت زمان از نمودار وِن استفاده کنید."

نمودارهای ون (یا نمودارهای مجموعه) دوایر متقاطعی هستند که نواحی مشترک بین آنها هاشور زده می‌شود. این نمودار برای من صرفاً یادآور خاطرات دوران مدرسه نیست و ابزاری است برای اینکه به بهترین شکل از زمانم استفاده کنم.

زمانی که می‌خواهم برای انجام کارهایم برنامه‌ریزی کنم سه دایره‌ی متقاطع رسم می‌کنم؛ یکی برای کاری که دوست دارم انجام دهم، یکی برای کاری که باید انجام دهم و یکی برای کاری که دوست ندارم انجام دهم. سعی می‌کنم نقطه‌ی مشترکی میان این سه پیدا کنم تا کاری که مجبورم انجام دهم و یا به انجام آن علاقه‌ای ندارم، برایم قابل تحمل‌تر شود.

4. کوین کو، مدیر اجرایی کابام: "هر روز جلساتی برگزار می‌کنیم که همه در آن می‌ایستیم."

نکته‌ای که می‌خواهم مطرح کنم باعث افزایش بهره‌وری خودم نمی‌شود، بلکه بهره‌وری همکارانم را بالا می‌برد. هدف من این است کارکنان بیشترین و بهترین استفاده از زمان را داشته باشند.

به اعتقاد من این اصل در مورد تمام افرادی که مجموعه‌ای را مدیریت می‌کنند و یا بر آن تأثیرگذار هستند، صادق است. مهم‌ترین تکنیکی که باعث بهره‌وری و موفقیت من شده این است که هر روز به مدت 15 دقیقه با همکارانم جلسه می‌گذارم که در این جلسات همه با هم می‌ایستیم.

این جلسات مانند حلقه‌ی اتحاد بازیکنان فوتبال قبل از شروع بازی است که در آن تاکتیک‌های تیم را مرور می‌کنند. در این جلسات مسائل را به طور عمیق بررسی نمی‌کنیم بلکه هدف آنها این است که مطمئن شویم که افراد گروه تا 24 ساعت آینده از زمان خود بهترین استفاده را نمایند.

5. تام کین، سردبیر سایت بلومبرگ نیوز: "برخی از نوشته‌ها را باید از ابتدا تا انتها خواند."

یک رمان یا نمایشنامه‌ی فاخر را باید به دقت از ابتدا تا انتها خواند، اما این امر در مورد بسیاری نوشته‌ها صدق نمی‌کند. نکته‌ای که من در مورد بسیاری از گزارشات و مقالات رعایت می‌کنم این است که فقط یک سوم از آنها را می‌خوانم. نگاهی کامل به متن بیندازید و تیتر، پاراگراف اول و برخی از پاراگراف‌های بعدی را مرور کنید. سعی کنید مقصود اصلی نویسنده را درک کنید.

متن‌های طولانی الزاماً مطالب زیادی برای گفتن ندارند. یک گزارش 20 صفحه‌ای حداکثر به اندازه‌ی 7 صفحه مطلب مهم دارد. در مورد برخی از مقالات، خواندن دو پاراگراف اول و دو پاراگراف آخر برای فهمیدن مقصود نویسنده کافی است.

6. سالی کراچک، مدیر پیشین بانک امریکا: "بیشترین کار را زمانی انجام دهید که دیگران خوابند."

چهار صبح زمانی است که من بیشترین بهره‌وری را دارم. قهوه درست می‌کنم، یکی دو لامپ را روشن می‌کنم، شومینه را روشن می‌کنم و گربه‌ی دخترم را کنار کامپیوترم می خوابانم. ذهنم از دغدغه‌ها و شلوغی‌های روزمره خالی است و بیشترین میزان تمرکز را دارد.

7. کوین روس، نویسنده‌ی نیویورک مگزین: "اگر واقعاً می‌خواهید کار انجام دهید، کامپیوترتان را به ماشین تایپ تبدیل کنید."

چند سال پیش با هدف بالا بردن بهره‌وری خود یک ماشین تایپ خریدم. در آن زمان نیمی از آخرین کتاب خود را نوشته بودم اما اینترنت و ایمیل و وبگردی ذهنم را به خود مشغول می‌کرد. این کار باعث شد که تمرکز بیشتری بر کار داشته باشم و کتابم را زودتر تمام کنم.

اندکی بعد متوجه شدم سرعتم کاهش یافته و متنی که تایپ می‌کنم اشتباهات املایی دارد. علاوه بر این، تنظیم خطوط، پاراگراف‌ها و صفحات بسیار زمان‌بر است.

در نهایت به این نتیجه رسیدم که باید از برنامه‌ی فریدم (Freedom) استفاده نمایم. این نرم‌افزار به کامپیوتر شما امکان می‌دهد که برای مدت معینی دسترسی شما را به اینترنت قطع کند و برنامه‌ی مایکروسافت ورد را در حالت تمام صفحه قرار دهد.

8. بون پیکنز، مدیر سرمایه‌گذاری بی‌پی: "با کارکنان خود ارتباط نزدیک و چهره به چهره داشته باشید."

اگر می‌خواهید بهره‌وری خود را افزایش دهید با کارکنان خود ارتباط نزدیک و چهره به چهره داشته باشید. ارتباط از طریق رسانه‌های اجتماعی را فراموش کنید.

صحبت، مولد ایده‌های جدید است و این امر باعث رشد شرکت‌ها و افراد می‌شود. سعی کنید به محل کار تک‌تک کارکنان خود بروید و به صحبت‌های آنها گوش دهید. اگر آنها به سراغ شما نیامدند شما به نزد آنها بروید.

9. جاستین روزنبرگ، مدیر اجرایی آسانا: "دلیلی را که کارها را به تأخیر می‌اندازید، پیدا کنید."

من کارها را به تأخیر می‌اندازم اما دلیل آن تنبلی نیست. به این دلیل کارها را به تأخیر می‌اندازم که کاری که اولویت بیشتری برایم دارد، پیش می‌آید. در این مورد باید حتماً با خودتان صادق باشید و کارها و برنامه‌های خود را به طور شخصی اولویت‌بندی کرده باشید.

10. تریش ریگان، گزارشگر و سردبیر مجله‌ی بلومبرگ: "از برنامه‌های کاربردی مربوط به سفر استفاده کنید."

برنامه‌های کابردی مربوط به سفر بسیار مفید هستند. با استفاده از آنها در هر سفر حداقل 40 دقیقه صرفه‌جویی می‌شود. علاوه بر این، فشار ناشی از استرس نیز تا حد زیادی کاهش می‌یابد. می‌توانید بلیط خود را غیرحضوری تهیه کنید و بهای آن را پرداخت کنید. به این ترتیب، دیگر نیازی نیست که در فرودگاه برای تهیه یا پرینت بلیط خود معطل شوید.

در یکی از سفرهای خود متوجه شدم در فرودگاه هیترو عده‌ی زیادی از مسافران که تلفن همراه هوشمند داشتند در صف پرینت بلیط و کارت پرواز خود ایستاده بودند. تعداد آنها واقعاً شگفت‌انگیز بود. آنها می‌توانستند قبلاً این کار را انجام دهند تا در فرودگاه معطل نشوند.