شاید در مورد مدیریت زمان کتاب هایی خوانده باشید یا کلاس های مدیریت زمان را گذرانده باشید و سعی کرده باشید با کاغذ و قلم یا اپلیکیشن های مدیریت زمان، برای کارهای روزانه خود برنامه ریزی کنید و آنها را اولویت بندی کنید. ولی از خود می پرسید چرا با وجود دانش مدیریت زمان و این همه اپلیکیشن و گجت، هنوز هم نمی توانید همه کارهایتان را به انجام برسانید. پاسخ این سوال ساده است. همه چیزهایی که در مورد مدیریت زمان یاد گرفته اید، بی مصرف و بیهوده هستند، زیرا اثربخش نیستند.

قبل از آنکه شروع به مدیریت زمان نمایید باید یاد بگیرید که اصولاً زمان چیست. دو نوع زمان داریم: زمان ساعتی و زمان واقعی. در زمان ساعتی، هر دقیقه از 60 ثانیه و هر ساعت از 60 دقیقه و هر روز از 24 ساعت تشکیل شده است. همه زمان ها بطور مساوی می گذرند. وقتی کسی 50 سالش می شود، دقیقاً 50 سال دارد نه بیشتر، نه کمتر. در زمان واقعی، همه چیز نسبی است. زمان بسته به کاری که انجام می دهید به سرعت می گذرد یا کش می یابد. شاید دو ساعتی که در اداره جات می گذرانید به اندازه 12 سال به نظر برسد و وقتی به فرزندان خود می نگرید فکر کنید که گویی دو ساعته به سن 12 سالگی رسیده اند.

کدامیک از این زمان ها دنیایی که در آن زندگی می کنیم را به درستی توصیف می کنند، زمان واقعی یا زمانی ساعتی؟

دلیل آنکه گجن ها و سیستم های مدیریت زمان اثربخش نیستند این است که این سیستم ها برای مدیریت زمان ساعتی طراحی شده اند. زمان ساعتی اصلاً مطرح نیست. شما در زمان ساعتی زندگی نمی کنید و شاید به آن دسترسی هم نداشته باشید. شما در زمان واقعی زندگی می کنید، یعنی دنیایی که در آن زمان وقتی تفریح می کنید مثل برق و باد می گذرد و وقتی به وظایفتان رسیدگی می کنید کش می آید.

باید بگوییم که زمان واقعی حالت ذهنی دارد و بین دو گوش شما قرار گرفته است. شما هستید که آن را خلق می کنید. هر چیزی که شما می سازید، خودتان آن را مدیریت می کنید. وقت آن رسیده که محدودیت های "وقت ندارم" یا "الان وقتش نیست" را از روی دوش خود بردارید و شروع به مدیریت صحیح کارهایتان کنید.

فقط سه راه برای گذراندن زمان وجود دارد: افکار، مکالمات و اعمال. هر کسب و کاری که داشته باشید، کار شما شامل این سه مورد می شود.

به عنوان یک کارآفرین، شاید شما اغلب به جهات مختلف کشیده شوید یا در کارتان تداخل پیش بیاید. وقتی نمی توانید تداخل ها را حذف کنید، حداقل باید در زمانی که روی آنها می گذارید و همچنین در مقدار زمانی که روی افکار، گفتگوها و اعمالی که برای رسیدن به موفقیت انجام می دهید، اختیار و آزادی عمل داشته باشید.
 

تکنیک های زیر را تمرین کنید تا بتوانید در مدیریت زمان خود استاد شوید:

1. یک جدول زمانی نزد خود داشته باشید و همه افکار، گفتگوها و فعالیت های هفته را در آن یادداشت کنید. این به شما کمک می کند تا درک کنید در طول روز چه مقدار از این کارها را می توانید انجام دهید و لحظات ارزشمند شما برای چه چیزهایی تلف می شوند. بدین ترتیب مقدار زمان لازم برای نتیجه گرفتن از این کارها و مقدار زمان تلف شده برای افکار، گفتگوها و کارهای بیهوده و غیر اثربخش دستتان می آید.

2. باید به فعالیت یا گفتگویی که برای رسیدن به موفقیت برایتان اهمیت دارد زمانی را اختصاص دهید. لیست هایی که برای انجام کارها تنظیم می شوند (To-do lists) گاهی آنقدر طولانی می شوند که دیگر نمی توان آنها را عملی کرد. دفترچه های ثبت ملاقات ها در این مورد مفیدتر هستند. برای خودتان قرار ملاقات هایی تنظیم کنید و برای 5 فکر، گفتگو و کار مهم خود بلوک های زمانی تعریف کنید. بنویسید که این موارد در چه ساعتی آغاز و در ساعتی پایان می یابند. نظم و ترتیب پایبندی به این قرارها را داشته باشید.

3. برنامه ریزی کنید تا حداقل 50 درصد از زمان خود را به افکار، فعالیت ها و گفتگوهایی بگذرانید که بیشترین نتایج را برایتان تولید می کنند.

4. زمانی را برای تداخل ها و ... برنامه ریزی کنید. زمانی را نیز اختصاص دهید به اوقاتی که از کار دور می شوید.

5. نیم ساعت اول هر روز را به برنامه ریزی برای کل روز بگذرانید. تا وقتی که جدول زمانی روزانه خود را کامل نکرده اید روزتان را آغاز نکنید. مهترین زمان روز زمانی است که شما برای کل روز برنامه ریزی می کنید.

6. قبل از هر تماس یا وظیفه، 5 دقیقه صبر کنید تا بتوانید در مورد آنچه می خواهید بدست آورید تصمیم گیری کنید. این به شما کمک می کند تا قبل از شروع بدانید که موفقیت چه شکلی است. همچنین باعث می شود که زمان کندتر بگذرد. بعد از هر تماس یا فعالیتی نیز 5 دقیقه وقت بگذارید و به این فکر کنید که آیا نتیجه مطلوب شما بدست آمده است یا خیر. اگر اینطور نیست دلیل آن چیست. چطور می توانید دفعه بعد تکه گمشده پازل را سر جایش بگذارید.

7. اگر قرار است کاری را هر طور شده به انجام برسانید، کاغذ "مزاحم نشوید" را روی در اتاقتان بچسبانید.

8. تمرین کنید که با به صدای درآمدن موبایل یا دریافت ایمیل یا ... فوراً به سراغ موبایلتان نروید. توجه خود را فوراً به سمت افرادی که با شما تماس می گیرند معطوف نکنید مگر آنکه واقعاً این تماس برای کسب و کارتان حیاتی باشد و لازم باشد که فوراً پاسخ آنها را بدهید. در غیر این صورت باید زمان جداگانه ای را به پاسخ دادن به تماس ها و ایمیل ها بگذرانید.

9. حواس پرتی های دیگر مانند فیسبوک و انواع دیگر شبکه های اجتماعی را کنار بگذارید مگر آنکه از این ابزارها برای هدایت کسب و کار خود استفاده می کنید.

10. یادتان باشد که انجام همه کارها غیرممکن است. همچنین این نکته را فراموش نکنید که 20 درصد از افکار، گفتگوها و فعالیت ها هستند که 80 درصد نتایج را تولید می کنند.